1. Asal Arsip

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo melaksanakan Layanan Penyimpanan Arsip yang diterima dari :

• Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo
• Desa atau Kelurahan di wilayah Kabupaten Sidoarjo
• Perusahaan Daerah
• Organisasi Politik
• Organisasi Kemasyarakatan, dan
• Perseorangan

2. Jenis Arsip Yang Disimpan

Arsip yang diserahkan untuk disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo dalah Arsip Statis yang memiliki Retensi Sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.

3. Prosedur/ Tata Cara Penyerahan Arsip Statis

Prosedur/tata cara penyerahan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo adalah sebagai berikut:

• Pembentukan Tim 

           SK Tim Penilaian dan Penyerahan Arsip Statis

• Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah

           Menyeleksi arsip dengan retensi permanen dan dituangkan dalam daftar arsip usul serah

• Penilaian Arsip

           Verifikasi fisik secara langsung. dituangkan dalam Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip

• Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis

           Pemberitahuan oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada kepada Kepala Lembaga Kearsipan

• Verifikasi dan Persetujuan

            Kepala Lembaga Kearsipan melakukan verifikasi, memberikan rekomendasi serta persetujuan atas daftar arsip usul serah

• Penetapan arsip yang diserahkan

           Penetapan arsip statis pada Pemerintah Daerah oleh Bupati

• Pelaksanaan Serah Terima Arsip

           Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan disertai berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip yang diserahkan