Layanan Penyimpanan Arsip Statis
1. Asal Arsip
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo melaksanakan Layanan Penyimpanan Arsip yang diterima dari :
- Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo
- Desa atau Kelurahan di wilayah Kabupaten Sidoarjo
- Perusahaan Daerah
- Organisasi Politik
- Organisasi Kemasyarakatan, dan
- Perseorangan
2. Jenis Arsip Yang Disimpan
Arsip yang diserahkan untuk disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo dalah Arsip Statis yang memiliki Retensi Sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.
3. Prosedur/ Tata Cara Penyerahan Arsip Statis
Prosedur/tata cara penyerahan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo adalah sebagai berikut:
- Pembentukan Tim
SK Tim Penilaian dan Penyerahan Arsip Statis
-
Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah
Menyeleksi arsip dengan retensi permanen dan dituangkan dalam daftar arsip usul serah
- Penilaian Arsip
Verifikasi fisik secara langsung. dituangkan dalam Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip
- Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis
Pemberitahuan oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada kepada Kepala Lembaga Kearsipan
- Verifikasi dan Persetujuan
Kepala Lembaga Kearsipan melakukan verifikasi, memberikan rekomendasi serta persetujuan atas daftar arsip usul serah
- Penetapan arsip yang diserahkan
Penetapan arsip statis pada Pemerintah Daerah oleh Bupati
- Pelaksanaan Serah Terima Arsip
Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan disertai berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip yang diserahkan