Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Sidoarjo mengambil langkah strategis dalam upaya penyelamatan dan pelestarian dokumen penting milik masyarakat. Pada Kamis (12/3/2026), Disperpusip menggelar Kegiatan Alihmedia Arsip Perorangan bertempat di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo.

Acara yang diikuti oleh 30 orang peserta dari Desa/Kelurahan se-Kecamatan Sidoarjo ini dihadiri dan dibuka oleh Kepala Bidang Kearsipan, Ibu Elya Rochani Nurawati, SH, MM, yang hadir mewakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo.

Dalam sambutannya, Elya Rochani menekankan bahwa digitalisasi atau alihmedia ini merupakan bentuk nyata kehadiran pemerintah dalam memberikan perlindungan pelayanan kearsipan. Menurutnya, arsip konvensional (kertas) sangat rentan mengalami kerusakan akibat faktor usia, bencana alam, maupun kelalaian manusia.

"Melalui alihmedia arsip perorangan, kita tidak hanya menjaga keutuhan informasi, tetapi juga meningkatkan aksesibilitas, mempercepat layanan, serta memberikan rasa aman bagi masyarakat terhadap dokumen penting yang mereka miliki," ujar Elya.

Edukasi dari Legislatif: Pentingnya Menjaga Arsip di Era Digital

Kegiatan ini juga menggandeng Komisi A DPRD Kabupaten Sidoarjo untuk memberikan edukasi langsung kepada masyarakat. Anggota Komisi A DPRD Sidoarjo, Bapak Rizal Fuady, SE., hadir menyampaikan materi mengenai Pengantar Kearsipan. Ia memaparkan materi komprehensif mulai dari terminologi, regulasi nasional, teknologi perekaman data di era digital, hingga manajemen pengelolaan arsip dinamis dan statis.

Sementara itu, Anggota Komisi A DPRD Sidoarjo lainnya, Bapak H. Rizza Ali Faizin, M.Pdi., mengupas tuntas materi Pentingnya Alihmedia Kearsipan. Ia menjelaskan secara detail mengenai klasifikasi arsip perorangan, tujuan alihmedia, hingga prosedur teknis pelaksanaannya agar masyarakat memahami legalitas dan cara mengamankan dokumen mereka.

Memasuki sesi diskusi, para peserta tampak antusias menanyakan berbagai solusi kearsipan sehari-hari, salah satunya mengenai tata cara perawatan arsip mandiri serta standar penyimpanan arsip penting desa seperti Letter C.

Tidak hanya sekadar mendapatkan teori, ke-30 peserta yang hadir juga langsung menikmati layanan alihmedia gratis di lokasi. Petugas Disperpusip Sidoarjo langsung melakukan proses digitalisasi terhadap dokumen-dokumen vital milik warga yang dibawa, seperti: Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Nikah

Dengan adanya program ini, diharapkan masyarakat Sidoarjo semakin sadar akan pentingnya melakukan digitalisasi dokumen pribadi sebagai langkah mitigasi risiko kehilangan atau kerusakan aset informasi berharga di masa depan.