Dalam rangka melindungi fisik, nilai guna informasi suatu dokumen penting di tingkat pemerintahan terkecil, Pemerintah Kabupaten Sidoarjo melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) menggelar kegiatan "Preservasi Arsip Desa/Kelurahan". Acara ini dilaksanakan pada hari Kamis, 9 April 2026, bertempat di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo dengan dihadiri oleh 30 orang peserta Desa/Kelurahan se-Kecamatan Buduran.

Kegiatan resmi dibuka oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Bapak Gundari, S.Sos., M.Si., yang hadir mewakili Kepala Dinas. Dalam sambutannya, beliau menekankan bahwa preservasi arsip desa/kelurahan sangat krusial sebagai upaya perlindungan agar informasi di dalamnya tetap autentik, utuh, dan dapat diakses dalam jangka panjang.

"Arsip yang terjaga dengan baik bukan hanya bermanfaat bagi administrasi pemerintahan, melainkan juga berdampak besar bagi masyarakat. Hal ini mendukung pelayanan publik yang cepat dan akurat, memberikan kepastian hukum, serta menjadi sumber sejarah dan identitas desa bagi generasi mendatang," ujar Gundari.

Edukasi Komprehensif dari Komisi A DPRD Sidoarjo dan Fokus Penyelamatan Dokumen Vital

Guna memperkuat pemahaman peserta, jajaran Komisi A DPRD Kabupaten Sidoarjo hadir langsung untuk memberikan pembekalan materi. Ketua Komisi A DPRD Sidoarjo, Bapak H. Deny Haryanto, Dipl-Ing., menyampaikan materi mengenai "Pengantar Kearsipan". Beliau mengupas tuntas mulai dari terminologi, dasar penyelenggaraan kearsipan nasional, pemanfaatan teknologi perekaman data di era digital, hingga manajemen pengelolaan arsip dinamis dan statis.

Sesi dilanjutkan oleh Anggota Komisi A DPRD Sidoarjo, Bapak Rizal Fuady, SE, yang membawakan materi "Pentingnya Preservasi Arsip Desa/Kelurahan". Pemaparan ini berfokus pada pengenalan faktor perusak arsip serta teori restorasi, termasuk prinsip dan prosedur penyelamatan dokumen.

Pada sesi tanya jawab, para peserta memberikan perhatian khusus terhadap keberadaan arsip vital seperti dokumen Letter C yang sering digunakan dalam pelayanan publik. Merespons hal tersebut, pemerintah memberikan perhatian serius serta solusi alternatif untuk memperoleh salinan apabila terdapat dokumen yang hilang.

Sebagai langkah konkret, kegiatan ini juga menginisiasi agenda langsung di lapangan, meliputi:

• Pendataan Kondisi Letter C: Melakukan penyisiran dan pendataan kondisi buku Letter C milik desa/kelurahan di wilayah Kecamatan Sidoarjo.

• Restorasi Fisik: Jika ditemukan dokumen yang rusak, Disperpusip Sidoarjo akan segera melakukan restorasi menggunakan teknik laminasi tisu jepang.

• Praktik Langsung: Para peserta juga diajak mempraktikkan langsung cara preservasi menggunakan alat dan bahan restorasi yang telah disediakan.