Pemerintah Kabupaten Sidoarjo melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) terus berkomitmen dalam memberikan perlindungan hukum dan peningkatan pelayanan kearsipan bagi masyarakat luas. Langkah nyata ini diwujudkan melalui agenda Kegiatan “Alihmedia Arsip Perorangan" yang diselenggarakan di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo pada Kamis, 30 April 2026.

Acara yang dihadiri oleh 30 orang peserta dari Desa/Kelurahan se-Kecamatan Candi ini dibuka oleh Kepala Disperpusip Kabupaten Sidoarjo yang diwakili oleh Fungsional Arsiparis Ahli Madya, Bapak Djati Dhandika, ST.. Dalam sambutannya, beliau menekankan bahwa arsip dalam bentuk konvensional atau cetak sangat rentan terhadap kerusakan, baik akibat faktor usia, bencana alam, maupun kelalaian manusia.

"Melalui alihmedia arsip perorangan ini, kita tidak hanya menjaga keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya, tetapi juga meningkatkan aksesibilitas arsip, mempercepat layanan, serta memberikan rasa aman bagi masyarakat terhadap dokumen-dokumen penting yang mereka miliki," ujar Djati Dhandika dalam sambutannya. Beliau menambahkan bahwa langkah digitalisasi ini merupakan solusi strategis dalam upaya penyelamatan dan pelestarian memori kolektif masyarakat.

Edukasi Kearsipan Komprehensif Bersama DPRD Sidoarjo dan Aksi Nyata Digitalisasi Dokumentasi Kependudukan Untuk Masyarakat

Untuk membekali pemahaman peserta, kegiatan ini menghadirkan jajaran Komisi A DPRD Kabupaten Sidoarjo sebagai pemateri. Materi pertama mengenai "Pengantar Kearsipan" disampaikan langsung oleh Ketua Komisi A DPRD Kabupaten Sidoarjo, Bapak H. Rizza Ali Faizin, M.Pdi.. Ia memaparkan materi komprehensif mulai dari terminologi, dasar penyelenggaraan kearsipan nasional, bentuk dan media arsip, kegunaan, organisasi kearsipan, hingga teknologi perekaman data serta pengelolaan arsip dinamis dan statis di era digital.

Sesi dilanjutkan oleh Anggota Komisi A DPRD Kabupaten Sidoarjo, Bapak Rizal Fuady, SE, yang mengupas tuntas mading "Pentingnya Alihmedia Kearsipan". Rizal menjelaskan mengenai pengertian dan contoh arsip perorangan, serta prosedur teknik dan dasar pelaksanaan alihmedia. Usai pemaparan, antusiasme peserta terlihat pada sesi tanya jawab yang berfokus pada cara perawatan dokumen mandiri serta alur resmi prosedur alihmedia.

Tidak hanya mendapatkan teori, para peserta yang hadir juga langsung menerima fasilitas layanan alihmedia gratis di lokasi. Petugas Disperpusip membantu mendigitalisasi berbagai dokumen vital milik warga, di antaranya akte kelahiran, kartu keluarga (KK), kartu tanda penduduk (KTP), hingga akta nikah.

Dokumen laporan kegiatan ini secara resmi disahkan secara elektronik oleh Kepala Bidang Kearsipan Disperpusip Kabupaten Sidoarjo, Elya Rochani Nurawati, S.H., M.M., menggunakan sertifikat elektronik dari Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara. Melalui program ini, diharapkan masyarakat Sidoarjo semakin sadar akan pentingnya menjaga keamanan dokumen pribadi melalui teknologi digital demi masa depan yang lebih aman.