Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Sidoarjo terus memperkuat komitmen dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang tertib dan akuntabel. Kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan pada Senin, 20 Juli 2026 melalui Melalui Bidang Kearsipan instansi tersebut menggelar kegiatan Pembinaan Arsip Sekolah Tingkat Sekolah Dasar Negeri (SDN) di dua lokasi berbeda, yakni SDN Sepande di Kecamatan Candi serta SDN Sidokare 1 di Kecamatan Sidoarjo.

Dalam pelaksanaannya, tim pembinaan kearsipan memberikan materi dan sosialisasi mencakup penjelasan arti penting arsip untuk pelayanan publik, pengelolaan arsip elektronik menggunakan aplikasi e-buddy, penerapan Tata Naskah Dinas sesuai Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 61 Tahun 2025, panduan kode klasifikasi arsip berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2023, serta wawasan penyelamatan informasi arsip melalui alih media.

Potret dan Perbandingan Kondisi Lapangan

Berdasarkan hasil monitoring tim Disperpusip, kondisi pengelolaan arsip di kedua sekolah menunjukkan dinamika dan tantangan yang beragam:

• SDN Sepande (Kecamatan Candi): Sekolah ini telah memiliki anggaran khusus kearsipan. Pembuatan arsip manual dan elektronik serta pemberkasan dan penataan menggunakan ordner sudah sesuai dengan tata naskah dinas dan nomenklatur sekolah. Sarana dan prasarana yang digunakan meliputi komputer, laptop, aplikasi (e-buddy, e-rapor, dapodik), ordner, serta almari arsip. Kendati demikian, arsip vital seperti buku induk, register ijazah, arsip aset (sertifikat), dan arsip keuangan yang disimpan di lemari biasa disarankan untuk dipindahkan ke almari besi demi keamanan, serta masih terkendala belum tersedianya ruangan record center khusus.

• SDN Sidokare 1 (Kecamatan Sidoarjo): Sekolah ini belum mempunyai anggaran khusus untuk kearsipan. Pembuatan arsip manual dan elektronik serta penataan berkas menggunakan ordner belum sepenuhnya sesuai dengan tata naskah dinas maupun kode klasifikasi, meskipun pemberian nomenklatur sekolah sudah tepat. Sarana prasarana yang digunakan meliputi laptop dan almari arsip dengan dukungan aplikasi e-buddy, e-rapor, dan dapodik. Arsip vital seperti buku induk, register ijazah, arsip aset, arsip keuangan, dan personal file juga disarankan untuk disimpan di almari besi. Permasalahan utama di sekolah ini meliputi kurangnya pengetahuan tentang kearsipan, keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM), serta ketiadaan ruang penyimpanan khusus record center.

Harapan dan Langkah Ke Depan

Melalui kegiatan ini, pihak sekolah menyampaikan masukan agar pembinaan kearsipan dapat dilakukan secara berkala serta diadakannya sosialisasi lanjutan guna memperbaiki tata kelola administrasi di lingkungan sekolah.

Disperpusip Kabupaten Sidoarjo berharap pembinaan ini dapat menunjang terwujudnya tertib arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, sehingga upaya penyelamatan arsip yang autentik, terpercaya, dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dapat tercapai dengan baik.