Dalam upaya mewujudkan tertib administrasi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Sidoarjo secara proaktif melakukan kegiatan Pembinaan Arsip Sekolah Tingkat Sekolah Dasar Negeri (SDN). Kegiatan yang digagas oleh Bidang Kearsipan ini difokuskan di dua lokasi, yakni SDN Sruni 1 yang terletak di Kecamatan Gedangan dan SDN Buduran di Kecamatan Buduran yang dimana kegiatan tersebut turun ke lapangan yang dilaksanakan secara serentak pada hari Selasa, 21 Juli 2026.

Mengapa Pembinaan Ini Penting? Langkah strategis ini bukan tanpa alasan. Disperpusip Sidoarjo mencatat bahwa pembinaan ini memiliki beberapa tujuan krusial. Beberapa di antaranya adalah:

• Meningkatkan pemahaman dan kesadaran pihak sekolah mengenai arti pentingnya arsip bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

• Meningkatkan kemampuan SDM sekolah dalam melakukan pengelolaan arsip secara manual maupun elektronik.

• Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Mendukung ketersediaan sumber daya yang memenuhi standar kualitas pengelolaan arsip di setiap sekolah.

Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi tim di lapangan, ditemukan sejumlah tantangan yang hampir serupa di kedua sekolah. SDN Sruni 1 dan SDN Buduran diketahui belum memiliki anggaran khusus dan ruang khusus untuk penyimpanan arsip.

Selain itu, pembuatan arsip manual dan elektronik di kedua institusi pendidikan ini dinilai belum sepenuhnya sesuai dengan tata naskah dinas. Cara pemberkasan dan penataannya pun belum mengikuti kode klasifikasi yang baku karena masih menggunakan ordner biasa. Arsip-arsip vital seperti buku induk, register ijazah, hingga sertifikat aset juga masih disimpan di dalam almari kayu biasa, yang idealnya harus diletakkan di dalam almari besi agar terjamin keamanannya.

Meski terdapat banyak kesamaan kendala, ada satu pembeda dalam aspek digitalisasi. SDN Buduran tercatat sudah memanfaatkan aplikasi e-buddy untuk keperluan surat-menyurat, sementara SDN Sruni 1 belum menggunakan aplikasi tersebut.

Solusi dan Tindak Lanjut Merespons kondisi tersebut, tim pembina dari Disperpusip langsung memberikan edukasi dan bimbingan teknis. Tim memberikan penjelasan mendalam tentang pentingnya arsip untuk pelayanan publik, serta panduan Tata Naskah Dinas yang merujuk pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 61 Tahun 2025. Pihak sekolah juga dibekali panduan mengenai nomenklatur dan kode klasifikasi arsip sesuai Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2023, serta wawasan penyelamatan arsip melalui alih media.