SIDOARJO – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Sidoarjo melakukan pembinaan pengelolaan arsip sekolah di SDN Ngingas, Kecamatan Waru, Senin (28/9/2026).

Kegiatan tersebut dilakukan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan sekolah dalam mengelola arsip, baik secara manual maupun elektronik. Pembinaan juga diarahkan untuk mendorong terwujudnya pengelolaan arsip yang andal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam kegiatan tersebut, tim pembina melakukan monitoring terhadap kondisi pengelolaan arsip di SDN Ngingas. Hasilnya, sekolah diketahui belum memiliki anggaran khusus untuk kearsipan maupun ruang khusus penyimpanan arsip.

Dari sisi administrasi, pembuatan arsip elektronik Surat Perintah Tugas (SPT) telah sesuai dengan tata naskah. Namun, pembuatan Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan surat dinas masih perlu disesuaikan dengan tata naskah dinas. Pemberkasan arsip juga belum sepenuhnya sesuai dengan tata naskah, meskipun nomenklatur sekolah telah sesuai.

Untuk mendukung pengelolaan administrasi, SDN Ngingas telah menggunakan aplikasi e-Buddy dalam surat-menyurat. Sekolah juga memanfaatkan aplikasi e-Rapor dan Dapodik. Sementara sarana pendukung pengelolaan arsip yang tersedia antara lain almari arsip dan laptop.

Tim pembina juga memberikan penjelasan mengenai pentingnya arsip dalam mendukung pelayanan publik. Selain itu, sekolah mendapatkan penjelasan mengenai pengelolaan arsip elektronik menggunakan e-Buddy serta tata naskah dinas berdasarkan Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 61 Tahun 2025.

Pembinaan turut mencakup panduan kode wilayah, nomenklatur atau titelatur, serta kode klasifikasi arsip berdasarkan Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 18 Tahun 2023. Tim juga memberikan wawasan mengenai upaya menyelamatkan informasi arsip melalui alih media.

Salah satu perhatian dalam pengelolaan arsip vital adalah penyimpanan dokumen seperti buku induk, register ijazah, arsip aset berupa sertifikat, arsip keuangan, dan personal file. Dokumen-dokumen tersebut saat ini disimpan di dalam almari dan diharapkan dapat ditempatkan pada almari besi untuk meningkatkan keamanan penyimpanan.

Dalam pelaksanaannya, pengelolaan arsip di sekolah masih menghadapi kendala berupa keterbatasan tenaga pengelola arsip. Karena itu, pihak sekolah menyampaikan masukan agar dapat diberikan pelatihan kearsipan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan arsip.

Melalui pembinaan tersebut, Disperpusip Kabupaten Sidoarjo berharap pengelolaan arsip di SDN Ngingas semakin tertib dan mampu mendukung penyelenggaraan administrasi sekolah. Kegiatan ini juga diharapkan dapat menunjang terwujudnya tertib arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo serta menjamin terselamatkannya arsip yang autentik dan terpercaya.