Sidoarjo – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo (Disperpus) melakukan pembinaan pengelolaan arsip sekolah di SDN Ngaban, Kecamatan Tanggulangin, Senin 14 September 2026. Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan sekolah dalam mengelola arsip, baik secara manual maupun elektronik.

Pembinaan tersebut merupakan bagian dari upaya mendorong terciptanya pengelolaan arsip yang tertib, andal, serta sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam kegiatan tersebut, tim pembinaan memberikan sejumlah materi kepada pihak SDN Ngaban. Materi antara lain mengenai pentingnya arsip bagi pelayanan publik, pengelolaan arsip elektronik menggunakan aplikasi e-Buddy, serta penerapan Tata Naskah Dinas sesuai Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 61 Tahun 2025.

Selain itu, sekolah juga mendapatkan panduan mengenai kode wilayah, nomenklatur atau titelatur, serta kode klasifikasi arsip sesuai Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 18 Tahun 2023. Tim juga memberikan wawasan mengenai upaya penyelamatan informasi arsip melalui alih media.

Dari hasil pembinaan dan monitoring, ditemukan sejumlah kondisi dalam pengelolaan arsip di SDN Ngaban. Sekolah diketahui belum memiliki anggaran khusus kearsipan maupun ruang khusus untuk penyimpanan arsip. Pembuatan arsip manual dan elektronik juga masih belum sepenuhnya sesuai dengan tata naskah dinas, termasuk dalam pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD).

Dalam pemberkasan, nomenklatur sekolah telah sesuai, sementara sarana penyimpanan arsip yang tersedia berupa almari arsip. SDN Ngaban juga telah memanfaatkan aplikasi e-Buddy untuk surat-menyurat serta menggunakan e-Rapor dan Dapodik dalam mendukung kegiatan administrasi sekolah.

Untuk arsip vital seperti buku induk, register ijazah, arsip aset berupa sertifikat, arsip keuangan, dan personal file, saat ini disimpan di dalam almari. Dalam pembinaan tersebut, sekolah diharapkan dapat menempatkan arsip-arsip vital tersebut di almari besi agar penyimpanannya lebih aman.

Sementara itu, salah satu kendala yang dihadapi sekolah adalah keterbatasan pengetahuan mengenai tata naskah dinas terbaru serta kurangnya sarana dan prasarana kearsipan. Pihak sekolah juga menyampaikan perlunya pendampingan rutin dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo.

Melalui kegiatan pembinaan tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo berharap pengelolaan arsip di lingkungan sekolah semakin tertib. Upaya tersebut sekaligus diharapkan dapat mendukung tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya serta menunjang pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo sesuai ketentuan yang berlaku.