SIDOARJO – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo melakukan kegiatan pembinaan arsip sekolah tingkat SDN di SDN Seketi, Kecamatan Balongbendo, pada Senin, 21 September 2026. Kegiatan tersebut dilakukan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan sekolah dalam mengelola arsip secara tertib, baik secara manual maupun elektronik.

Dalam kegiatan tersebut, tim pembinaan menemukan sejumlah kondisi dalam pengelolaan arsip di SDN Seketi. Sekolah diketahui belum memiliki anggaran khusus untuk kearsipan serta belum mempunyai ruang khusus untuk penyimpanan arsip.

Selain itu, pembuatan arsip elektronik seperti SPT dan SPD telah menggunakan tata naskah dinas, sementara pembuatan surat dinas masih belum sepenuhnya sesuai dengan tata naskah dinas. Pemberkasan arsip juga masih belum sesuai tata naskah, meskipun pemberian nomenklatur sekolah telah sesuai.

Untuk mendukung kegiatan kearsipan, sekolah telah memiliki sejumlah sarana prasarana manual berupa odner, folder, dan almari arsip. Sekolah juga telah menggunakan aplikasi e-buddy untuk surat-menyurat serta aplikasi e-rapot dan Dapodik. Arsip vital seperti buku induk, register ijazah, arsip aset, arsip keuangan, dan personal file disimpan di almari dan direkomendasikan untuk ditempatkan di almari besi agar lebih aman.

Dalam proses monitoring dan evaluasi, tim memberikan penjelasan mengenai pentingnya arsip bagi pelayanan publik. Tim juga memberikan pemahaman tentang pengelolaan arsip elektronik menggunakan e-buddy, tata naskah dinas sesuai Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 61 Tahun 2025, serta panduan kode wilayah dan nomenklatur atau titelatur kode klasifikasi arsip sesuai Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2023.

Pembinaan juga mencakup wawasan mengenai upaya menyelamatkan informasi arsip melalui alih media. Langkah tersebut dilakukan sebagai bagian dari peningkatan kemampuan sekolah dalam menjaga keberadaan dan keamanan informasi yang terkandung dalam arsip.

Sementara itu, dua kendala utama yang ditemukan dalam pengelolaan arsip di SDN Seketi adalah tidak tersedianya tempat khusus untuk penyimpanan arsip dan masih kurangnya pengetahuan mengenai tata naskah dinas serta pengelolaan arsip.

Pihak sekolah kemudian menyampaikan masukan agar diadakan sosialisasi terkait kearsipan di lingkungan sekolah. Pembinaan ini diharapkan dapat mendukung terwujudnya tertib arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo serta mendorong pengelolaan dan penyelamatan arsip yang autentik dan terpercaya.